Viktor Hanson effektiviserar sin eftermarknadshantering
Viktor Hanson kom i början av seklet till Stockholm från Mora och skrev sitt första kontrakt samma dag som första Världskriget bröt ut, 1914. Sen dess har företaget utvecklats till ett modernt entreprenadföretag. Idag arbetar de med byggnation av kulturhus, kontor och bostäder till nyproduktion, och har idag ca 100 medarbetare.
I vilka projekt använder ni HomeMaker?
– Genast när vi signerade med HomeMaker så valde vi att köra det i samtliga våra pågående projekt.
Hur såg er arbetsprocess ut innan ni började jobba i HomeMakers lösning?
– Våra slutkunder (bostadsinnehavarna) hade inloggningsuppgifter till ett system där de kunde göra sin felanmälan. Vår stora utmaning var att skicka kundens felanmälan vidare till våra underentreprenörer. Vi fick gå in manuellt och kopiera kundens felanmälan för att sedan klistra in densamma i ett mejl för att därefter skicka den vidare till underentreprenören. Filhantering och korrespondens sköttes helt på detta sätt vilket gjorde det enormt krångligt och tidskrävande att utföra ett ärende. Till detta hade vi ett ansvar att kommunicera med kund om status på just deras ärende. Det var ett evigt letande i mailkorgen.
Vad upplevde ni var den största flaskhalsen i processen ni beskriver ovan?
– Kommunikationen internt; mellan handläggare, underentreprenör och kunden. Det är därför vår nuvarande process i HomeMaker Service är så bra, då vi tillsammans tagit fram den information som ska vara tvingande vid felanmälanstillfället. Innan HomeMaker kunde vi inte fokusera fullt ut på våra arbetsuppgifter, då en stor del av vår tid gick åt att fundera på vilken felanmälan som hörde till vilken kund.
Hur ser processen ut idag?
– Vår kuund (bostadsköparen) fyller i sin felanmälan via hemsidan. Från hemsidan går den till direkt till HomeMaker Service, där vi kategoriserar ärendet och delegerar det till specifikt projekt och rätt underentreprenör. Processen tar minimalt med tid och jag skulle säga idag att vi lägger max 15 sekunder per ärende för att få ut det till rätt utförare. Vi kan dessutom följa ärendet och har bytt ut mailkorgen till att ha korrespondens med kund, underentreprenör samt ansvarig handläggare i HomeMaker Service istället. En stor fördel med HomeMaker Service är att systemet skickar ut påminnelser automatiskt till de som är involverade i projektet, vilket effektiviserar hanteringen. då vi inte personligen behöver kontakta dessa. Stort plus är även statistikmodulen som gör att vi har ett bra beslutsunderlag vid möte internt.
Hur mycket tid per dag ägnade ni åt onödig administration tidigare?
– Det varierade. En bra dag tog det 30 minuter, ibland tog upp till fyra timmar! En stor del av tiden gick åt till att lokalisera kunden som skickade felanmälan och hitta rätt information i mail, gamla system och på hårddisken. Idag ,via HomeMaker Service, har vi informationen i kronologiskt ordning, vi ser vem som gjort vad i ärendet samt att alla berörda parter kan addera foto, video eller ritningar. Detta gör att vi ofta slipper åka ut till kunden och kan genom system lösa situationen ”remote” eller via ett hembesök mindre.