Hur arbetade ni innan HomeMakers system integrerades i er verksamhet?

Innan vi integrerade HomeMakers system jobbade vi med ett enklare mailprogram som skulle hantera all support. Det var flera individer i organisationen som hade tillgång till mailprogrammet. Det var väldigt svårt att hitta en struktur i programmet i och med att det endast gick att se om ärendet var läst eller oläst, vilket ledde till en förvirring där vi inte visste om vem som svarade på ärendet eller om ärendet hade hanterats.

Hur delegerade ni vidare ärendet innan HomeMaker?  

Det fanns ingen bra mall för hur man skulle felanmäla ett ärende och man fick ofta komplettera ett redan pågående ärende med bilder. Det fanns också stora utmaningar när vi delegerade ett ärende vidare till utförare.

Vad fanns det för tidstjuvar innan HomeMaker?

Vi hade stora problem med att se om kund hade fått återkoppling på sitt ärende och vi hade även en avsaknad av kategorisering (det fanns ingen möjlighet att filtrera på kund, bostadsrättsförening etc). Vi fastnade i ett evigt skapande av excelfiler, för att hitta en struktur. Detta sammantaget gjorde att information kring ett ärende var svår att få fram.

Beskriv hur det ser ut när en nyinflyttad bostadsägare upptäcker en spricka i en list och ska göra en felanmälan. Hur går den kunden tillväga och hur hanterar ni detta ärende idag?

När kund flyttar in i sin bostad informerar vi våra kunder hur man går tillväga för att felanmäla via HomeMaker Service och dess formulär på vår hemsida. Vi går också igenom vilken typ av ärende som ska felanmälas och vilken information vi behöver. Efter denna information är det enkelt för de boende att fylla i uppgifter samt addera bilder och filmer till sitt ärende. Med denna process minskar vi servicetiderna, får nöjdare kunder och vi underlättar för oss själva genom att få rätt information vid rätt tillfälle.

Hur långt tid tar det för er att delegera vidare till underentreprenör?

Det går snabbare än tidigare! Vi får rätt information om ett ärende (kundinformation, lägenhetsnummer, bostadsrättsförening, område etc) och kan enkelt delegera ett ärende. När ett ärende kommer in granskar vi det, kategoriserar och sen bedömer vi vem som bäst kan utföra detta ärende. Om ärendet inte klassas som akut, så brukar vi planera med kunden när vi kan komma förbi och granska ärendet. Med HomeMaker har vi koll på all korrespondens, vilket underlättar enormt. Med HomeMaker får vi automatiskt påminnelser när ett ärende har pågått för länge och vi har enkelt koll på hela vår ärendehantering.

Finns det någon speciell situation som HomeMaker förenklat er process i?

Det märks en markant skillnad i samtliga felanmälningar som gjorts sen vi började använda HomeMaker. Det tydligaste är att utföraren som ska felsöka får betydligt bättre information inför felsökningen. I systemet finns alla kontaktuppgifter, bättre överblick och alla ärendet är kategoriserade. Informationskonsolideringen är så mycket bättre vid varje enskilt ärende. HomeMaker har verkligen gjort skillnad.

För mer information: 

• Här kan du läsa om hur HomeMaker Service kan förenkla er eftermarknadshantering. 
• Här kan du läsa mer om Propio Fastigheter.